Gerar, controlar, acessar, armazenar, compartilhar e recuperar informações são alguns dos benefícios provenientes de uma boa gestão de documentos.

Diante dessa necessidade, a Fundação Josué Montello ainda em 2014 iniciava a estruturação para a implantação do projeto de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) na instituição. Com a criação de espaço específico, aquisição de programas e equipamentos e a contratação e capacitação de profissionais integrados ao projeto, a FJMONTELLO começou a operar ainda em meados de 2015 em caráter experimental, mas já operacionalizando toda a digitalização de dados de seus projetos apoiados.

 

Hoje, a Fundação oferta este produto através da estruturação e capacitação para o desenvolvimento do serviço em outras instituições. Internamente, a gestão informatizada de documentos já apresenta excelentes resultados e é essa experiência que agora é disponibilizada à outras entidades que podem desenvolver a atividade, tendo como qualificadora a própria Fundação Josué Montello.

 

A produção de informações é historicamente realizada através do uso do papel desde antes de Cristo. Hoje, esta cultura vem se apoderando cada vez mais das plataformas digitais com a informatização das estruturas de gestão, que tem dentre seus principais objetivos minimizar o acúmulo de pastas e mais pastas, caixas e caixas com documentos sujeitos à ação do tempo e inúmeras outras possibilidades de danos.

 

No final do último ano, em São Paulo, o Museu da Língua Portuguesa sofreu um incêndio que deixou o secular prédio parcialmente destruído. Seu acervo, não. A digitalização desse material e o sistema de gestão empregado permitiu a sua conservação e viabilizará a remontagem de todas as coleções expostas.

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Desde o início do ano 2000, a guarda de documentos em meios digitais vem sendo uma preocupação cada vez maior dos gestores. Com o avanço das tecnologias, vários métodos e formatos diferentes de digitalização e de guarda, do que antes se resumia a inúmeras pastas guardadas em estantes abarrotando espaços e mais espaços nas instituições, foram surgindo. Se fazia necessária então identificar e desenvolver um modo de gerenciar de forma otimizada esses “novos arquivos”.

 

Em 2013, o uso das tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos já apontava um aumento de 50% e países como os Estados Unidos e Chile estipulavam como meta a digitalização de todos os prontuários médicos dos seus sistemas de saúde, visando dar maior controle aos procedimentos, preservando o histórico dos pacientes e possibilitando também a geração de uma base de dados para futuras análises e pesquisas. Com os prontuários eletrônicos é possível ainda minimizar fraudes, otimizar a consulta a estes documentos, e minimizar o uso de espaço físico, possibilitando, inclusive a adequação dos mesmos para a instalação de novos leitos, aumentando a oferta dos serviços de saúde à população.

 

Todo o aparato tecnológico utilizado atualmente nesse processo está cercado de uma série de procedimentos de segurança que utilizam desde os já tradicionais backups de arquivos até a incorporação de certificações digitais, criptografia e outros mecanismos.

 

Agora, de forma prática, imagine há alguns anos você procurando por um dado específico em determinado documento em uma sala onde estavam arquivados todos os históricos de pacientes de um hospital ou por um processo judicial, composto em sua grande maioria por centenas de páginas. Imaginou? Mesmo com o arquivo organizado, o que normalmente não acontece devido à fatores recorrentes como falta de espaço, falta de recursos humanos, capacitação adequada, isso poderia levar horas, ou até dias. Com o sistema de Gerenciamento Eletrônico essa busca pode se resumir a alguns minutos e uns poucos cliques. O que acha? E ainda sem ter a necessidade de fazer essa consulta presencialmente. Em qualquer lugar onde haja uma conexão com a internet e os requisitos de segurança necessários, pode-se consultar ou até imprimir uma cópia de documentos para os mais variados fins. Com o GED aumentou a acessibilidade, a rapidez e a segurança de todo o processo de gestão. Afinal, quantos documentos originais não acabam sendo danificados ou simplesmente extraviados durante um simples processo de cópia? Com o Gerenciamento Eletrônico, mesmo que sejam feitas consultas, análises, cópias, ou qualquer tipo de acesso, o documento original fica protegido de danos e com as certificações necessárias que comprovam a sua veracidade e legalidade.

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Diversos segmentos já utilizam o sistema em diferentes níveis e padrões. Estabelecimentos de pequeno, médio e grande porte como escolas, universidades, hospitais, empresas de administração, escritórios de engenharia e arquitetura, produtoras audiovisuais utilizam-se do serviço. A Receita Federal é um exemplo avançado com a implantação de programas e procedimentos que exigem o repasse eletrônico de informações.

 

Há muitos anos se alardeia um futuro digital. Esse futuro já chegou. Cabe a nós nos inserir conscientemente nessa nova era. Afinal, nosso cotidiano há muito tempo já é vivenciado de forma eletrônica. Votamos nos nossos governantes, sacamos dinheiro em máquinas, compramos em lojas on-line, conversamos virtualmente... somos seres digitais.

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